Die E-Mail ist der älteste und meist genutzte Internet-Dienst. E-Mail steht für „electronic Mail“ und wird zum Austausch digitaler Nachrichten verwendet. Eine E-Mail besteht aus einem E-Mail-Header (dem Kopf) und einem E-Mail-Body (dem eigentlichen Inhalt).
Die E-Mails werden heute vorwiegend per SMTP und IMAP oder POP3 übertragen. Die zugehörigen Absender- oder Empfängeradressen sehen folgendermaßen aus: info@mail.fr. Hier ist „info“ der sogenannte Local-Part und „mail.fr“ der Domain-Part.
Die Kommunikation via E-Mail besteht aus mehreren Komponenten: Mail User Agents (E-Mail-Clients), Mail Transfer Agents (MTA) und Mail Delivery Agents (MDA). Mail User Agents dienen zum Lesen, Verfassen, Versenden und Empfangen von E-Mails. Sie kommunizieren nicht direkt untereinander. Eine versendete E-Mail gelangt zunächst zu einem Mail Transfer Agent (typischerweise ein SMTP-Server), der sie entgegennimmt und weiterleitet. Bei unterschiedlichen Domain-Parts wird die E-Mail zum zuständigen MTA weitergeleitet und schließlich zum Mail Delivery Agent (meist IMAP- oder POP3-Server), auf den der Empfänger zugreifen kann.
Einen E-Mail-Anhang kann man sich wie eine Beilage in einem Brief vorstellen – es handelt sich um eine Datei, die vom Absender zum Empfänger verschickt wird. Dies wird durch das MIME-Protokoll (Multipurpose Internet Mail Extensions) ermöglicht, das Audio-, Video- und Binärdateien über E-Mails transportiert, ohne sie in das ursprüngliche 7-Bit-ASCII-Format umwandeln zu müssen.
Zu beachten ist, ob der Empfänger das passende Programm zum Öffnen der Datei besitzt und welche maximale Anhangsgröße der E-Mail-Dienst von Absender und Empfänger erlaubt. Sind E-Mails inklusive Anhänge zu groß und können nicht zugestellt werden, erhält man eine Bounce Message – eine automatische Fehlermeldung des Mailservers bei unzustellbaren E-Mails.
Durch die Konfiguration von E-Mail-Filtern wird die Handhabung eingehender E-Mails erleichtert. Diese können nach Absender, Empfänger, Betreff, CC, BCC oder Inhaltsbestandteilen gefiltert und in separate Ordner verschoben werden. Zudem können E-Mails von bestimmten Absendern als Spam oder unerwünschte Werbung markiert werden, sodass zukünftige Nachrichten gefiltert, verschoben, in Spam-Ordner geleitet oder gelöscht werden.
E-Mail-Filter eignen sich nicht nur für automatisches Verschieben oder Löschen, sondern auch für direkte Weiterleitungen oder automatische Antworten bei erfüllten Bedingungen.
Die genaue Vorgehensweise zum Anlegen von Filtern unterscheidet sich je nach E-Mail-Anbieter. Typischerweise findet man die Filter-Funktion unter „Einstellungen“ oder „Settings“.
Eine E-Mail besteht aus Header (Kopfzeilen) und Body (Nachrichteninhalt). Im Header sind Absender, Versanddatum und weitere Informationen enthalten. Für die technische Zustellung sind diese Angaben nicht zwingend notwendig – Absender und Empfänger werden auch über Envelope Sender und Envelope To übermittelt.
E-Mail-Clients zeigen in der Regel folgende Header-Informationen an:
Als E-Mail-Sammeldienst bezeichnet man die Funktion, automatisch E-Mails aus verschiedenen Postfächern unterschiedlicher Anbieter abzurufen. So erspart man sich das manuelle Abfragen bei jedem Anbieter und kann alle Konten zentral über eine Sammelstelle verwalten.
Eine E-Mail-Signatur enthält nähere Angaben zum Absender und steht typischerweise am Ende der Nachricht.
Seit dem 01.01.2007 sind Kaufleute im Sinne des HGB sowie deren Mitarbeiter gesetzlich verpflichtet, eine Signatur mit mindestens folgenden Angaben zu verwenden:
Im Gegensatz zu reinen Text-Mails können HTML-Mails unterschiedliche Schriftgrößen, -arten und Farben enthalten. HTML war ursprünglich nicht für E-Mails gedacht, weshalb es früher zu Sicherheitslücken kam (z. B. E-Mail-Würmer, Zählpixel). Diese Probleme haben sich deutlich verbessert.
Dennoch gelten HTML-Mails als potenziell unsicherer als reine Text-Mails.
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist das Internet-Protokoll, das vor allem zum Versenden (Einspeisen und Weiterleiten) von E-Mails verwendet wird.
POP3 (Post Office Protocol) ist ein Internet-Protokoll zum Abrufen von E-Mails von einem Mailserver. Bei Verbindung werden E-Mails heruntergeladen, lokal gespeichert und in der Regel vom Server gelöscht (klassischer Ablauf). Heute bieten die meisten Dienste die Option, E-Mails auf dem Server zu belassen.
POP3 benötigt keine ständige Internetverbindung. Der Client verbindet sich bei Bedarf, lädt die E-Mails und ermöglicht danach Offline-Bearbeitung.
Typische POP3-Clients sind Outlook Express, Apple Mail oder Mozilla Thunderbird.
POP3 dient nur dem Empfang. Der Versand erfolgt über andere Protokolle (z. B. SMTP).
Bei der Wahl zwischen IMAP und POP3 wird meist IMAP empfohlen, da es bidirektionale Synchronisation bietet.
IMAP (Internet Message Access Protocol) ermöglicht den Zugriff auf E-Mails und deren Verwaltung direkt auf dem Mailserver. Im Gegensatz zu POP3 bleiben die E-Mails auf dem Server – so ist bei mehreren Clients immer der gleiche Stand inklusive Ordnerstruktur verfügbar.
Lokale Speicherung entfällt, was die Sicherheit erhöht (gefährliche E-Mails können direkt auf dem Server gelöscht werden). Die Verbindung kann via SSL/TLS verschlüsselt werden (muss in Client und Server aktiviert sein).
Typische IMAP-Clients sind Outlook Express, Apple Mail oder Mozilla Thunderbird. Änderungen (z. B. Verschieben von E-Mails) werden synchronisiert – man spricht von bidirektionaler Kommunikation.
IMAP dient dem Empfang und der Verwaltung. Der Versand erfolgt über andere Protokolle (z. B. SMTP).
Mail User Agents bzw. E-Mail-Clients dienen zum Lesen, Verfassen, Versenden und Empfangen von E-Mails. Sie laden E-Mails per POP3 herunter oder öffnen sie per IMAP direkt auf dem Server. Zum Versenden leiten sie die E-Mails an einen Mail Transfer Agent (meist SMTP-Server) weiter.
Zur Einrichtung eines E-Mail-Clients benötigt man die Servernamen für SMTP und POP3/IMAP (Posteingangs- und Postausgangsserver) sowie Benutzername und Passwort.
Normalerweise werden E-Mails zwischen zwei Personen ausgetauscht. Bei größeren Empfängergruppen stößt man jedoch schnell an Grenzen – insbesondere bei der korrekten Beantwortung an alle Teilnehmer.
Serverseitige Mailinglisten lösen dies: Die E-Mail wird an eine normale Adresse geschickt, landet aber bei einem Listserver. Dieser prüft Absender und Inhalt nach festgelegten Regeln und leitet die Nachricht dann an alle Listenmitglieder weiter.
Vorteile: Nur eine Adresse nötig, Empfängeradressen bleiben geschützt (nicht sichtbar). Über eine Weboberfläche können sich Mitglieder oft selbst ein- und austragen (sofern vom Administrator erlaubt).
Push E-Mail bedeutet, dass neue E-Mails vom Mailserver sofort und aktiv an den E-Mail-Client weitergeleitet werden, sobald sie eintreffen.
Im Gegensatz dazu holt „Polling“ die E-Mails ab – entweder beim Login, in Intervallen oder manuell.
Push E-Mail ist besonders für Smartphones wichtig, um E-Mails ohne Verzögerung und ohne manuelles Abrufen zu erhalten.
Eine Alternative ist IMAP-Idle: Hier bleibt eine permanente Verbindung bestehen. Nachteil: Bei Minuten-basierten Mobilfunktarifen kann das teuer werden.
SSL (Secure Sockets Layer) und sein Nachfolger TLS (Transport Layer Security) sind Verschlüsselungsprotokolle für sicheren Datentransfer im Internet. Heute gelten nur TLS 1.2 und vor allem TLS 1.3 als sicher – SSL ist veraltet.
Verschlüsselung schützt sensible Daten (z. B. Bankdaten) vor Auslesen, Speichern oder Manipulieren durch Dritte. Man erkennt TLS an „https://“ oder dem Vorhängeschloss-Symbol im Browser.
Beim Aufruf einer HTTPS-Seite prüft der Browser das Sicherheitszertifikat des Servers. Bei Gültigkeit erfolgt die Kommunikation über einen symmetrischen Schlüssel (basierend auf asymmetrischer Verschlüsselung). Dies garantiert sichere Kommunikation.
TLS benötigt mehr Rechenleistung – daher wird es meist nur für sensible Seiten (Online-Banking, Shopping) eingesetzt. TLS ab Version 1.2/1.3 mit mindestens 128-Bit-Verschlüsselung gilt als sicher.
Mit einem Webmail-Dienst kann man von jedem internetfähigen Gerät auf seine E-Mails zugreifen – unabhängig vom eigenen Rechner. Im Gegensatz zu installierten E-Mail-Clients ist Webmail rechnerunabhängig.
Nach Einrichtung eines Kontos reicht es, die Homepage des Dienstes aufzurufen, sich mit Benutzername und Passwort anzumelden und das Postfach zu verwalten.
Bei der Wahl eines Webmail-Dienstes sollten folgende Kriterien beachtet werden:
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